अपने कार्यस्थल में कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर को लागू करने के बारे में सोच रहे हैं? सुरक्षा और उत्पादकता के मामले में यह तालिका में जो लाभ लाता है वह स्पष्ट है - लेकिन सवाल यह है कि: आप अपने कर्मचारियों को इस पर कैसे 'बेच' सकते हैं ताकि वे घबराएं नहीं?
पहला प्रभाव जो ज्यादातर लोगों के पास होता है कर्मचारी गतिविधि निगरानी आम तौर पर नकारात्मक है। कई लोगों को लगेगा कि यह घुसपैठ है और उनकी गोपनीयता को प्रभावित करता है, जिससे चिंता और तनाव पैदा होगा।
कर्मचारियों को समझाएं और शामिल करें
यदि आप इन सब से बचना चाहते हैं, तो सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने कर्मचारियों को निगरानी के बारे में बताएं - और उन्हें इसमें शामिल करें। यह आपको बड़े पैमाने पर चलने से किसी भी गलतफहमी से बचने देगा।
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अपनी योजनाओं को प्रभावी ढंग से समझाने के लिए, आपको पहले उन्हें स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता है। इस बारे में विशिष्ट रहें कि आपके कर्मचारियों की निगरानी कैसे की जा रही है, कौन सा डेटा एकत्र किया जाएगा, और इसका कारण यह है कि डेटा महत्वपूर्ण है।
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उन सभी तरीकों को सही ठहराएं जिनसे आप कर्मचारियों की निगरानी करने की योजना बना रहे हैं और समझाएं कि क्या यह सुरक्षा, उत्पादकता या किसी अन्य कारण से है।
उदाहरण के लिए, यदि आप अपने कर्मचारियों की निगरानी के लिए वर्कएक्सैमिनर का उपयोग कर रहे हैं, तो आप उनकी ऑनलाइन गतिविधि को उनके द्वारा देखी जाने वाली वेबसाइटों और उनके द्वारा उन पर खर्च किए गए समय के संदर्भ में ट्रैक कर सकते हैं। इसे उत्पादकता प्रवृत्तियों की पहचान करने और सुधार का सुझाव देने के तरीके के रूप में उचित ठहराया जा सकता है।
लक्ष्य जितना संभव हो उतना उचित होने का प्रयास करना चाहिए। वर्क एक्जामिनर के मामले में इसे केवल काम के घंटों के दौरान मॉनिटर करने के लिए सेट किया जा सकता है, न कि व्यक्तिगत समय के लिए। इसी तरह सोशल मीडिया को एकमुश्त ब्लॉक करने के बजाय आप ट्रैक कर सकते हैं सोशल मीडिया का उपयोग यह देखने के लिए कि क्या यह वास्तव में एक समस्या है।
पारदर्शी होने का प्रयास करें और अपने कर्मचारियों की किसी भी प्रतिक्रिया को सुनें। यदि आप अपने कर्मचारियों को निगरानी सॉफ्टवेयर पर साइन ऑफ करवा सकते हैं - तो यह बहुत अच्छा होगा।
एक स्पष्ट नीति और दिशानिर्देश बनाएं
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एक और कदम जो आपको उठाना चाहिए, वह है एक स्पष्ट नीति और दिशानिर्देश बनाना। पॉलिसी को आपके स्पष्टीकरण के साथ मिलकर काम करना चाहिए - लेकिन अधिक गहराई को कवर करें।
इसमें आपकी अपेक्षाओं को शामिल किया जाना चाहिए कि कंपनी के उपकरण और इंटरनेट का उपयोग कैसे किया जाना चाहिए, साथ ही यह भी निर्धारित किया जाना चाहिए कि उनमें से किसी एक का दुरुपयोग क्या होगा। इसके शीर्ष पर इसे निगरानी सॉफ्टवेयर के उपयोग की रूपरेखा भी देनी चाहिए और इसके लक्ष्यों को परिभाषित करना चाहिए।
जितना अधिक विवरण आप बेहतर प्रदान कर सकते हैं, क्योंकि इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपके कर्मचारियों को अधिक सूचित किया गया है। जब उन्हें अधिक सूचित किया जाता है तो उनके चिंतित होने की संभावना बहुत कम होती है - या घबराहट।
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नीति के भाग के रूप में आप इस बात की बारीकियों में जा सकते हैं कि WorkExaminer का उपयोग कैसे किया जाएगा। उदाहरण के लिए आप अपने कर्मचारियों को बता सकते हैं कि उपयोगकर्ता गतिविधि के बारे में नियमित साप्ताहिक रिपोर्ट तैयार की जाएगी - और उसके आधार पर निर्णय किए जाएंगे।
इसके अतिरिक्त आप यह भी बता सकते हैं कि वर्क एक्जामिनर का डेटा उत्पादकता प्रवृत्तियों की पहचान करने में कैसे सहायक होगा। वास्तव में आप यह भी करना चाह सकते हैं अपना निःशुल्क परीक्षण यहां उठाएं और एक परीक्षण दौड़ आयोजित करें ताकि आप प्रत्यक्ष रूप से बता सकें कि यह क्या कर सकता है।
निष्कर्ष
कोई गलती न करें ऐसे बहुत से मामले हैं जहां WorkExaminer या अन्य निगरानी सॉफ़्टवेयर बिना चिंता या घबराहट के लागू किए जाते हैं। यह वास्तव में उस तरीके के बारे में है जिसमें आप इसके बारे में जाते हैं।
अब जब आप जानते हैं कि क्या करना है, तो अगला कदम विशिष्टताओं के साथ आना है। अपने लक्ष्यों को सूचीबद्ध करके शुरू करें, फिर उस गतिविधि को परिभाषित करें जिसे प्राप्त करने के लिए निगरानी की आवश्यकता है। वहां से आप अपने कर्मचारियों को शामिल कर सकते हैं, उन्हें समझा सकते हैं और एक ऐसी नीति बना सकते हैं जो इसे पूरी तरह से निर्धारित करे।
